การประชุมที่เตรียมดีช่วยให้สมาชิกเข้าใจวาระ ลงมติได้ชัด และมีหลักฐานตรวจสอบภายหลัง คณะกรรมการควรเริ่มเตรียมจากข้อบังคับฉบับที่ใช้บังคับจริง พร้อมตรวจขั้นตอนตามกฎหมายของนิติบุคคลหมู่บ้านจัดสรร
เริ่มจากข้อบังคับและประเภทการประชุม
กรมที่ดินอธิบายว่าข้อบังคับของนิติบุคคลหมู่บ้านจัดสรรต้องมีข้อกำหนดเกี่ยวกับการประชุมใหญ่ และการดำเนินการต้องสอดคล้องกับกฎหมายและข้อบังคับ [1] จึงควรตรวจให้ชัดว่าครั้งนี้เป็นประชุมสามัญหรือวิสามัญ ใครมีอำนาจเรียกประชุม และมีเรื่องใดต้องขอมติ
เตรียมหนังสือนัดและเอกสารประกอบ
ระบุวัน เวลา สถานที่ และวาระที่ต้องการให้สมาชิกพิจารณาอย่างชัดเจน เช่น เลือกตั้งกรรมการ พิจารณางบการเงิน หรือแก้ไขข้อบังคับ แนบข้อมูลที่ช่วยตัดสินใจและเก็บหลักฐานการส่งหนังสือนัดตามวิธีและระยะเวลาที่ใช้กับนิติบุคคลนั้น
หากมีประเด็นสำคัญที่กระทบสิทธิหรือภาระของสมาชิก ควรตรวจความชัดเจนของวาระกับที่ปรึกษาก่อนส่งหนังสือนัด เพื่อให้สมาชิกเตรียมข้อมูลได้เพียงพอ
ตรวจผู้เข้าประชุม องค์ประชุม และคะแนนเสียง
เตรียมทะเบียนสมาชิก หลักฐานผู้แทนนิติบุคคล และหนังสือมอบฉันทะ ตรวจสิทธิของผู้เข้าร่วม วิธีนับองค์ประชุม และเกณฑ์ลงมติแต่ละเรื่องตามกฎหมายและข้อบังคับ กรณีมีข้อสงสัยเรื่องสิทธิออกเสียงควรวินิจฉัยจากฐานกฎหมายที่เกี่ยวข้องก่อนวันประชุม
อาคารชุดและหมู่บ้านจัดสรรอยู่ภายใต้กฎหมายเฉพาะต่างกัน การนำแบบหนังสือหรือเกณฑ์ลงคะแนนมาใช้จึงควรตรวจให้ตรงกับประเภทนิติบุคคลของตน
บันทึกมติให้ตรวจสอบได้
รายงานการประชุมควรแสดงผู้เข้าร่วม องค์ประชุม สาระที่พิจารณา ข้อเสนอ และผลลงคะแนนของแต่ละมติอย่างชัดเจน พร้อมเก็บทะเบียนลงชื่อ หนังสือมอบฉันทะ และหลักฐานนับคะแนนไว้ร่วมกัน
การประชุมหรือมติที่ฝ่าฝืนกฎหมายหรือข้อบังคับอาจเป็นเหตุให้สมาชิกขอศาลเพิกถอนมติได้ตามเงื่อนไขและกำหนดเวลา [1] หากมีข้อโต้แย้ง ควรนำเอกสารทั้งหมดให้ทนายความตรวจโดยเร็ว
ปรึกษาสำนักงาน
สำนักงานให้คำปรึกษาและดูแลงานประชุมสามัญและวิสามัญของนิติบุคคลหมู่บ้านจัดสรร ติดต่อเพื่อนัดหมายและประเมินแนวทางเบื้องต้นได้ทาง LINE: Amatyakul โทร. 0817175510 หรือ sarun@amatyakul.com
ข้อมูลทั่วไปสำหรับเตรียมความพร้อม การดำเนินการแต่ละกรณีควรพิจารณาข้อเท็จจริง เอกสาร กำหนดเวลา และกฎหมายที่เกี่ยวข้องร่วมกับทนายความ